El empleado puede usar su dispositivo móvil y tras hacer login en la aplicación con su usuario y contraseña acceden al panel en el cual registra su entrada / salida.
También puede hacer uso de tablets / ordenadores compartidos, comunes para todos los empleados, previo login en el sistema.
Hubtick permite configurar las IPs desde las cuales se permite acceder al sistema. De esta manera, el empleado, haciendo uso de la WiFi del centro de trabajo puede acceder a su panel y realizar el fichaje. Es recomendable que el centro de trabajo tenga una ip estática y autorizarla desde el panel de administrador. Si la ip es dinámica, cada vez que ésta cambie, el administrador tendría que configurar de nuevo dicha ip.
Hubtick permite geolocalización de la IP (GeoIP) de conexión en el momento de fichar. El registro lleva asociado la ip desde la cual el usuario ha registrado su entrada / salida, así como el país de procedencia.
El administrador del grupo de trabajadores, puede configurar alertas que permitan avisar a los empleados de que no han procedido al registros de la entrada / salida. Por ejemplo: enviar un email 10 minutos después de la hora de salida para recordar el fichaje, y configurar el número de repeticiones que se harían (2, 3), así como los días de la semana a los que aplicaría.
Se puede recomendar al empleado configurar la cuenta de correo en su móvil para que puedan ver esas notificaciones. Con las alertas el trabajador recibe una notificación de que hay una parte pendiente a cumplir en el fichaje y que es una parte obligatoria de su contrato laboral (el empresario proporcionar la herramienta, el trabajador usarla).
Las alertas aplican a todos los usuarios de un mismo grupo que no estén de vacaciones. Si hubiera trabajadores con diferentes horarios y horas de trabajo, se puede implementar un sistema de etiquetas para segmentar dichas alertas. El administrador tiene a su disposición un sistema de gestión de etiquetas en su panel.
Además, Hubtick permite al trabajor crear un adendum, que simplemente es una notificación que el trabajador envía a su administrador en el caso de que se le olvide fichar al entrar o salir. Estos adendums no pueden ser modificados una vez generados, solo pueden ser creados. En caso de rectificación, el trabajor tendrá que generar un segundo adendum. Dichos adendums aparecerán en los informes generados y permiten un mejor control de las horas trabajadas.
Hubtick proporciona al administrador un listado de usuarios que no han fichado a la hora esperada, de esta manera, el administrador puede controlar desde su backend el estado de los registros horarios.
Aunque son eventos que ráramente ocurren, no hay que olvidar, que según el estatuto de los trabajadores, fichar por un compañero a la entrada o salida del trabajo supone una quiebra de la confianza con la empresa, al vulnerar la buena fe contractual con todas las consecuencias que puede significar incluyendo causa de despido disciplinario.
En cuanto a asegurar la veracidad de los datos de fichaje, es decir, que un empleado fiche en nombre de otro, Hubtick no resuelve la mala fe que hipotéticamente pueda tener un usuario, pero sí ayuda y agiliza en el caso de disputas. Hubtick registra la información en una base de datos. Si hay sospechas sobre un usuario en concreto, se puede cotejar la base de datos junto con hablar con los compañeros que hayan trabajado el mismo día, en la misma franja horaria.
Nuestra recomendación es que la empresa incluya una circular junto con el uso de la herramienta donde se recuerde que es súmamente importante la gestión del fichaje, que es obligatoria, personal e intransferible, y que fichar por compañeros es una falta grave que comporta las consecuencias mencionadas.
Actualmente estamos trabajando para poder configurar la detección de todos los fichajes desde el mismo móvil o dispositivo, de modo que cada trabajador solo pueda fichar con su móvil, en el caso de que así se configure. El administrador podría detectar esto y consultar qué está pasando. Además, estamos trabajando para el envío de alertas de fichajes de distintos usuarios desde el mismo dispositivo. Relacionado con lo anterior, sería útil donde el gestor sabe que todos usan dispositivos distintos y también en casos donde varios trabajadores compartan el mismo dispositivo para fichar, como por ejemplo una tablet a la entrada del centro de trabajo.
Si, permite generar informes de los registros horarios. Estos informes se pueden filtrar por día, última semana, último mes, último año, etc…
Es posible generar informes dentro de unas fechas seleccionadas por el administrador. Con la opción de exportar dichos resultados a fichero pdf. La búsqueda se realiza tanto para registros horarios como para vacaciones y adendums.
Hubtick permite además del control de las horas trabajadas por parte del empleado la gestión de vacaciones. Los empleados mandan una solicitud de vacaciones desde su panel de usuario. El administrador recibe dicha notificación y puede proceder a su aceptación o no de la misma. El mismo sistema puede ser usuado para la comunicación de las bajas laborales. El administrador cuenta con una zona de configuración de las fiestas anuales.
Por otra parte, Hubtick permite gestionar el envío de comunicaciones digitales tanto públicas como personales, individuales de cada trabajador.
Hubtick proporciona un tablón de comunicaciones, visible para todos los empleados, en el cual colgar los ficheros y notificaciones públicas.
Por otra parte, Hubtick permite el envío de comunicacines digitales específicas para cada trabajador, como la nómina o cualquier otra documentación que la empresa estime. Dicha comunicación se realiza a través de un certificado que garantice la seguridad de los datos, y usando emails no corporativos de la empresa.
Claro, podéis utilizar Hubtick durante un período inicial de un mes. Para ello, contactar con soporte@hubtick.com y solicitar la prueba gratuita durante un mes.